Vertrouwenspersonen bij toetsingen DNB en AFM

Jullie hebben allerlei functies gehad in de financiële sector of de zorg. Wat zijn jullie eigen ervaringen met toetsingen?

Van Manen: Toen ik commissaris bij DNB was, heb ik nog meegewerkt aan de opleiding van mensen die zo’n toets moesten uitvoeren. Ik speelde voor bankier en voerde gesprekken alsof ik getoetst werd. Nadat de commissie-Ottow in 2016 voorstellen had gedaan om het toetsingsproces transparanter te maken, heb ik als commissaris gevolgd hoe die aanbevelingen vorm kregen.

Na de periode bij DNB ben ik voorzitter geworden van de raad van commissarissen van een pensioenuitvoerder. Daar ben ik dus echt getoetst. Ik heb gezien wat dat met een organisatie kan doen. Het toetsingsproces is immers niet alleen spannend voor de getoetste persoon, maar ook voor de organisatie. Het is een soort examen dat je moet afleggen voor je eigen onboarding-proces. En het is buitengewoon pijnlijk als eruit komt dat iemand niet geschikt is. Niet alleen voor jezelf, maar ook voor de organisatie. Normaal gesproken bereid je je eerst voor op een nieuwe functie en ga je daarna meteen aan de slag. Maar hier wordt zogezegd ’’het net nog even opgehaald’’. Ik heb dat als boeiend ervaren en ben hoffelijk behandeld. Toch geeft het een soort spanning die je van tevoren niet verwacht.

Monissen: Dat klopt. Ook ik ben in mijn rol als bestuursvoorzitter van een zorgverzekeraar getoetst. Dat duurde vrij lang. De organisatie wil je graag benoemen, je praat met allerlei gremia, zoals de ondernemingsraad, de raad van commissarissen en – bij zorgverzekeraars – de ledenraad. Al die mensen wachten af wat eruit komt. En in de tussentijd kun je niet veel zeggen. Zelf heb ik de toetsing niet als akelig ervaren, maar het brengt inderdaad spanning met zich mee. In die zin is het goed dat mensen voorbereid zijn op wat er bij een toetsing komt kijken.

Wat is het nut van een vertrouwenspersoon?

Monissen: Het moet duidelijk zijn dat contact met een vertrouwenspersoon daadwerkelijk iets oplevert. Stel er komt een aantal mensen bij ons langs met dezelfde opmerkingen. Ze vinden dat het proces te lang heeft geduurd, hun dossier niet goed is behandeld of de manier waarop een gesprek is gevoerd onaangenaam was. Wij kunnen die zaken bundelen zonder dat het te herleiden is naar individuen en bij DNB en AFM neerleggen. Op die manier haal je zaken naar boven die verbeterd moeten worden. Daar worden DNB en AFM uiteindelijk beter van.

Van Manen: En de hele populatie die wordt getoetst. Het is niet zo dat we een beroepsinstantie zijn waar men terecht kan om een besluit aan te vechten. Daar zijn goede bezwaar- en beroepsprocedures voor. Wat we wel kunnen doen, is vermijden dat iets wat jou is overkomen anderen ook overkomt. Ik kan me voorstellen dat iemand die ontevreden is, denkt: ook al verandert er voor mij niets meer, ik wil niet dat het bij anderen ook gebeurt. Juist daar kunnen we als vertrouwenspersoon een belangrijke rol spelen.

Een praktische vraag: wat moet ik doen als ik ontevreden ben over de manier waarop een toetsing bij DNB of AFM verloopt?

Van Manen: Heel eenvoudig. Je hoeft alleen een mail te sturen (naar: vertrouwenspersoon@smclaren.com) en aan te geven dat je graag contact wil. Deze e-mail komt vervolgens binnen bij een onafhankelijk adviesbureau dat losstaat van DNB of AFM. Je kunt ook aangeven met wie je wilt praten.

En wat gebeurt er dan?

Van Manen: Dan nemen wij contact met jou op. Om te beginnen met een luisterend oor: wat is de aanleiding geweest, heb je zelf bij DNB of AFM aangegeven dat je ontevreden bent, wat is er met die onvrede gebeurd? Het is de kunst om vragen te stellen maar ook onbevangen te luisteren. Vervolgens is het zaak om met die kennis te bekijken wat wijsheid is om te doen.

Monissen: We kunnen ook hoor- en wederhoor toepassen om escalatie te voorkomen. Als je de getoetste persoon hebt gesproken, kunnen we bij DNB of AFM contact opnemen met de mensen die daarbij betrokken waren. Wat is er gebeurd, waar komt het ongenoegen vandaan, hoe is het van verschillende kanten ervaren? Je kunt dan proberen op informele wijze iets voor de getoetste persoon op te lossen. Of hem of haar verder helpen. Advies geven is een wat zwaar woord, maar je kunt hen wel raden.

Van Manen: De persoon die zich bij ons heeft gemeld, moet daar natuurlijk wel toestemming voor geven. Ik kan me ook situaties voorstellen dat iemand dat liever niet heeft, zeker niet als de procedure nog loopt. Dan heeft er geen hoor- en wederhoor kunnen plaatsvinden. Iedereen die zich meldt, moet zich natuurlijk wel veilig voelen.

Tot slot: waarom willen jullie graag deze functie vervullen?

Monissen: Omdat DNB en AFM een belangrijke maatschappelijke rol hebben. Er worden heel veel mensen getoetst op geschiktheid en betrouwbaarheid. Het proces rond toetsingen is de afgelopen jaren geprofessionaliseerd en daar wil ik als vertrouwenspersoon aan bijdragen.

Van Manen: Het is belangrijk dat mensen weten dat ze ergens terecht kunnen als ze zich niet goed behandeld voelen. Er is ook een zekere huiver om op een vertrouwenspersoon af te stappen. Je kent hem of haar niet en bent vaak onbekend met de gang van zaken. De kunst is om die aarzeling weg te nemen. Dat begint ermee om duidelijk te maken dat je bestaat, dat mensen weten dat je een geheimhoudingsplicht hebt en dat je daadwerkelijk iets met hun ervaringen doet.