Aan het uitbesteden van werkzaamheden zijn voor de premiepensioeninstelling - en daarmee voor de deelnemers - risico's verbonden die adequaat moeten worden beheerst. De premiepensioeninstelling blijft verantwoordelijk voor de beheersing van de uitbestede activiteiten. Om de aan uitbesteding verbonden risico’s te ondervangen dient de uitbesteding te voldoen aan de bepalingen in Hoofdstuk 5 van het Bpr (Besluit prudentiële regels Wft). In essentie bepalen de desbetreffende artikelen het volgende.
Een premiepensioeninstelling mag de taken en werkzaamheden van personen die het dagelijks beleid bepalen, daaronder mede verstaan het vaststellen van het beleid en het afleggen van verantwoording over het gevoerde beleid, niet uitbesteden (artikel 27 Bpr). Deze taken moeten altijd door de premiepensioeninstelling zelf uitgevoerd worden. Dit vloeit voort uit de eis dat de premiepensioeninstelling te allen tijde verantwoordelijk is voor de beheersing van de uitbestede activiteiten. Een premiepensioeninstelling gaat niet over tot het uitbesteden van werkzaamheden indien dat afbreuk doet aan de kwaliteit van haar onafhankelijke interne toetsing (artikel 28 Bpr).
Voor het op structurele basis uitbesteden van werkzaamheden voert de premiepensioeninstelling een adequaat beleid en beschikt over procedures en maatregelen (artikel 29 Bpr). De premiepensioeninstelling beschikt over toereikende procedures, maatregelen, deskundigheid en informatie om de uitvoering van deze structureel uitbestede werkzaamheden te kunnen beoordelen (artikel 30 Bpr).
De overeenkomst met de derde waaraan de werkzaamheden op structurele basis worden uitbesteed dient de premiepensioeninstelling schriftelijk vast te leggen. In de overeenkomst wordt in ieder geval het volgende geregeld:
- de onderlinge informatie-uitwisseling, met inbegrip van afspraken over het beschikbaar stellen van informatie waar de toezichthouders ter uitvoering van hun wettelijke taak om verzoeken;
- de mogelijkheid voor de premiepensioeninstelling om te allen tijde wijzigingen aan te brengen in de wijze waarop de uitvoering van de werkzaamheden door de derde geschiedt;
- de verplichting voor de derde om de premiepensioeninstelling in staat te stellen blijvend te voldoen aan het bij of krachtens de wet bepaalde;
- de mogelijkheid voor de toezichthouders om onderzoek ter plaatse te doen of te laten doen bij de derde;
- de wijze waarop de overeenkomst wordt beëindigd, en de wijze waarop wordt gewaarborgd dat de premiepensioeninstelling de werkzaamheden na beëindiging van de overeenkomst weer zelf kan uitvoeren of door een andere derde kan laten uitvoeren.
Van de mogelijkheid voor de toezichthouders om bij de derde ter plaatse onderzoek te doen, zal slechts gebruik gemaakt worden indien niet op andere wijze kan worden vastgesteld dat ten aanzien van de uitbestede werkzaamheden wordt voldaan aan het bij of krachtens de wet bepaalde.
