Aanvangstoetsing - in te dienen stukken

Formulieren

Er zijn diverse aanleidingen voor een toetsing en daarom maakt DNB gebruik van de volgende (digitale) aanvraagformulieren:

• Aanvraag voor een aanvangstoetsing of toetsing in het kader van een vergunning: met dit formulier vraagt u een aanvangstoetsing geschiktheid en/of betrouwbaarheid aan. Dit doet u bijvoorbeeld bij een voorgenomen benoeming van een bestuurder of commissaris bij een onder toezicht staande onderneming.
  
  
• Aanvraagformulier Aanvangstoetsing Tweede Echelon: met dit formulier vraagt u een aanvangstoetsing aan voor een 2e echelon. Leidinggevenden bij banken en verzekeraars die direct onder de raad van bestuur of directie vallen en die verantwoordelijk zijn voor werkzaamheden die het risicoprofiel van de onderneming wezenlijk kunnen beïnvloeden, worden op geschiktheid en betrouwbaarheid getoetst. Deze groep wordt aangeduid als het ‘tweede echelon’.
  
  
• Aanvraag aanvangstoetsing of toetsing in het kader van registratie aanbieders cryptodiensten: met dit formulier vraagt u een aanvangstoetsing geschiktheid en betrouwbaarheid aan voor bestuurders, commissarissen en bestuurders van houders van gekwalificeerde deelnemingen van aanbieders van cryptodiensten.
  
  
• Aanvraag voor een functieverandering: met dit formulier meldt u bij DNB een functieverandering. Een functieverandering vindt plaats als voor
  een zittende bestuurder of commissaris (waaronder ook een lid van de Raad van Toezicht) de functie of het takenpakket verandert.
  
  
• Aanvraag aanvangstoetsing uiteindelijk belanghebbende: met dit formulier wordt een toetsing aangevraagd door de uiteindelijk belanghebbende (UBO: Ultimate beneficial owner) van een van de volgende instellingen:
  
  • een wisselinstelling met zetel in Nederland,
  • een trustkantoor met zetel in Nederland of
  • een aanbieder van diensten voor het wisselen tussen virtuele valuta en fiduciaire valuta dan wel een aanbieder van bewaarportemonnees (cryptodienstverlener)
    
    
• Aanvraag aanvangstoetsing verklaring van geen bezwaar: met dit formulier wordt een toetsing aangevraagd in het kader van:
  
  • een aanvraag voor een verklaring van geen bezwaar (vvgb) als bedoeld in artikel 3:95 Wft. Voor het aanvragen van de vvgb is een afzonderlijk formulier beschikbaar.
  • een benoeming van een nieuwe bestuurder bij een houder van een vvgb.
    
    
• Meldingsformulier herbenoeming: voor herbenoeming van zittende bestuurders of commissarissen die al eerder getoetst zijn en waarbij de functie niet verandert kunt u het Meldingsformulier herbenoeming gebruiken.

U vindt de formulieren via Toezicht aanvragen in Mijn DNB.

Formulieren significante banken

Significante banken (en hun dochterondernemingen) hebben een eigen formulier voor het aanvragen van een toetsing, de onderneming gebruikt het formulier Prospective Appointment Notification Form for Banks that qualify as Significant Institution (under SSM-regulation). Voor meer informatie, zie: Europese regelgeving en gevolgen SSM (dnb.nl) en link naar het IMAS Portal.

Bijlage bij een formulier

Afhankelijk van de toetsing die een onderneming indient, zijn er verplichte bijlagen die toegevoegd moeten worden aan het digitale aanvraagformulier. Op ieder formulier staat beschreven wat de verplichte bijlagen zijn. Ontbreken er bijlagen? Dan zullen deze alsnog worden opgevraagd en kan dit leiden tot een verlenging van de termijn.

Hieronder staat per bijlage aangegeven aan welke criteria deze moet voldoen.

Identiteitsbewijs
Bij de aanvraag moet een leesbare kopie worden meegestuurd van een geldig paspoort of identiteitskaart (beide zijden) van de kandidaat. Een kopie van een rijbewijs voldoet helaas niet. In de toekomst gaat DNB gebruik maken van een burgerservicenummer (BSN) voor identificatiedoeleinden.

De kopie wordt gebruikt ter verificatie van de persoonsgegevens van de kandidaat, die nodig zijn voor de raadpleging van justitiële informatie. De kopie moet goed leesbaar zijn en nog geldig zijn op de startdatum van de nieuwe functie. De foto, het BSN-nummer en de MRZ-code (machine leesbare zone) mogen afgeschermd worden. Deze informatie hebben wij niet nodig voor het raadplegen van justitiële informatie. Raadpleeg eventueel de website van www.rijksoverheid.nl voor het veilig kopiëren van een paspoort of identiteitskaart.

Curriculum vitae
Het cv van de kandidaat moet volledig en actueel zijn en bevat in ieder geval het volgende:

• Opleidingen en relevante cursussen met vermelding van de naam en plaats van de onderwijsinstelling, jaartallen en diploma's/certificaten.
  
  
• Werkervaring met vermelding van de statutaire naam en plaats van de onderneming, de periode waarin de kandidaat daar werkzaam was, de functie en een toelichting van taken en verantwoordelijkheden, en het aantal personen voor wie de kandidaat verantwoordelijk was.
  
  
• Alle nevenfuncties met vermelding van:
  
  • statutaire naam en plaats van de onderneming;
  • aandachtsgebied of commissie;
  • gemiddelde wekelijkse of maandelijkse tijdsbesteding per nevenfunctie;
  • of de nevenfunctie wel of niet bezoldigd is.

Functieprofiel
In het functieprofiel staan in ieder geval de zaken die hieronder worden genoemd:

• De aandachtsgebieden.
• De taken en verantwoordelijkheden.
• De te verwachten tijdsbesteding.
• De benodigde competenties.
• De functievereisten in termen van opleiding en ervaring.
• Voor een beoogd bestuurder van een onderneming die onder de Wft valt: een organogram of ander document waaruit blijkt aan wie de kandidaat leiding geeft

Werving- en selectieprocedure
DNB verzoekt om een omschrijving van de procedure die is doorlopen om uw kandidaat te werven en te selecteren. Wij vragen niet om de standaardprocedure, maar om de procedure die daadwerkelijk is doorlopen.

Besluitvorming en overwegingen bij benoeming
In dit onderdeel wordt de besluitvorming over de selectie van de kandidaat toegelicht, waaronder de motivatie waaruit blijkt waarom de kandidaat voldoet aan het functieprofiel. Graag ook opnemen wat de uitkomsten van het eigen betrouwbaarheidsonderzoek van de kandidaat zijn. Als de kandidaat op bepaalde punten niet voldoet aan het functieprofiel en/of de betrouwbaarheidseisen, vragen wij u om toe te lichten waarom toch voor deze persoon is gekozen en hetgeen de kandidaat toevoegt aan het collectief. Indien relevant kunt u hier ook omschrijven welke maatregelen zijn genomen om belangenverstrengeling en de schijn van belangenverstrengeling tegen te gaan.

Geschiktheidsmatrix
De geschiktheidsmatrix en de toelichting hierop geven inzicht in de kennis en vaardigheden van de kandidaat én van de andere leden van het collectief. Bij de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat speelt namelijk ook de samenstelling van het collectief een rol.

Om de matrix te kunnen beoordelen, hebben wij een toelichting nodig waarin in ieder geval de zaken staan die hieronder worden genoemd:

• Een omschrijving waaruit blijkt hoe de matrix tot stand is gekomen.
  Denk aan: hoe zijn de scores tot stand gekomen, wie heeft de scores ingevuld, zijn de scores in het collectief besproken, heeft de kandidaat kennis genomen van de volledig ingevulde matrix.
  
  
• Een onderbouwing van de scores van de kandidaat én de andere leden van het collectief.
  
  
• Een antwoord op de volgende vragen:
  
  
  1. Op welk onderdeel scoort het collectief naar uw mening het best en het minst en waar ligt dat volgens u aan?
  2. Hoe zullen de minder sterke punten binnen het collectief worden gecompenseerd?
  3. Wat is de meerwaarde van de kandidaat voor het collectief?
  4. Over welke relevante competenties voor de functie beschikt de kandidaat en waar blijkt dat uit?
  5. Wat is de kennis en ervaring van de kandidaat op het gebied van klimaat- en milieugerelateerde risico’s? Hoe is deze kennis en ervaring binnen het gehele collectief.

Bij de onderbouwing van de scores is het belangrijk dat u duidelijk maakt waarom de kandidaat en de andere leden in het collectief in de matrix een bepaalde score krijgen. U kunt hierbij denken aan relevante opleidingen en ervaring.

Voorbeeld 1. Als een beoogd commissaris bij een bank een aantal jaar in de bancaire sector heeft gewerkt in verschillende functies, is een hoge score op het onderwerp “kennis van producten en diensten” logisch. Als de kandidaat uit een andere sector komt en u vindt dat zijn kennis van producten en diensten van de bank een hoge score rechtvaardigt, dient u dit goed te motiveren.

Voorbeeld 2. Als een kandidaat wordt voorgedragen als lid van de beleggingscommissie van een pensioenfonds en hij/zij een aantal jaar bij een vermogensbeheerder heeft gewerkt en/of een VBA opleiding heeft voltooid, dan is een hoge score op het gebied ‘financiële aspecten’ logisch. Als de kandidaat op een andere manier kennis van vermogensbeheer heeft opgedaan, dient u dit goed te motiveren.

Tijdsbesteding
De onderneming dient ook rekening te houden met het maximum aantal toezichthoudende functies dat een bestuurder of commissaris wettelijk mag vervullen. DNB verzoekt daarom om een onderbouwing dat de kandidaat voldoet aan de vereisten die gesteld worden door de Wet bestuur en toezicht (Wbt) of een onderbouwing van de VTE-score voor kandidaten bij (Beroeps) Pensioenfondsen, zoals vereist door de Wet versterking bestuur pensioenfondsen. Voor de volledigheid van de benodigde informatie vragen wij u gebruik te maken van het format Formulier VTE score pensioenfondsen dat door DNB is opgesteld. Het format kunt u vinden op deze pagina. Als de kandidaat benoemd wordt bij een significante bank (onder SSM-toezicht) gelden de vereisten van CRD IV.

Daarnaast wil DNB graag inzicht in de daadwerkelijke tijdsbesteding van de kandidaat. Geef hiervoor in het cv aan wat de gemiddelde wekelijkse of maandelijkse tijdsbesteding per nevenfunctie is. U kunt er ook voor kiezen om hiervoor een apart document op te stellen. Bijvoorbeeld de door pensioenfondsen vaak gebruikte verklaring van de kandidaat dat hij / zij daadwerkelijk tijd kan besteden aan de functie.

Toelichting voorbereiding functie
DNB stelt op basis van het dossier vast of de kandidaat over de benodigde kennis en ervaring beschikt en past binnen het opgestelde profiel en het functioneren van het collectief. Als op basis van dit vooronderzoek een duidelijk beeld naar voren komt, kan het zo zijn dat DNB een positief besluit neemt zonder dat een toetsingsgesprek plaatsvindt.

Een toelichting hoe de kandidaat zich heeft voorbereid op de functie zorgt ervoor dat DNB een vollediger beeld krijgt van de geschiktheid van de kandidaat. Denk hierbij aan het doornemen van stukken, het bijpraten of het houden van discussiesessies binnen de organisatie, het bijwonen van vergaderingen als toehoorder, interne of externe opleidingen.

Referenten
De volgende voorwaarden zijn van toepassing op referenten:

• Referenten komen voort uit de professionele werkomgeving en zijn voldoende onafhankelijk.
  
  
• Referenten zijn in staat om inhoudelijk een beeld te geven over de kennis, ervaring en het professioneel gedrag van de kandidaat.
  
  
• Een van de referenten is de laatste leidinggevende, collega-bestuurder of commissaris van de kandidaat.
  
  
• Minstens één referent komt uit de financiële sector. Bij voorkeur is dit een persoon die bij een andere onderneming werkt dan waar de kandidaat werkzaam is.

Graag ontvangen wij van de referenten de naam, achternaam, telefoonnummer, e-mailadres, huidige functie en de relatie met de referent. Wij vragen u om in verband met privacy niet meer persoonsgegevens van referenten mee te sturen dan waar DNB om vraagt.

DNB belt de referenten niet in alle gevallen. Het is verstandig om van tevoren aan uw referenten aan te geven dat de kans aanwezig is dat DNB geen contact opneemt.

Aanvraagformulier Betrouwbaarheidsonderzoek
Bij een voorgenomen benoeming vult de kandidaat ook het Aanvraagformulier Betrouwbaarheidsonderzoek in. Als de kandidaat eerder door DNB of de Autoriteit Financiële Markten (AFM) op betrouwbaarheid is beoordeeld en er sinds de laatste toetsing geen wijzigingen zijn in relevante feiten of omstandigheden, kan het Aanvraagformulier Betrouwbaarheidsonderzoek achterwege blijven.

Wij raden de kandidaat aan altijd het Aanvraagformulier Betrouwbaarheidsonderzoek door te nemen; daarin wordt toegelicht wat onder relevante feiten of omstandigheden en antecedenten wordt verstaan en worden voorbeelden gegeven.

Overige bijlagen
U kunt meer bijlagen toevoegen aan het dossier als u vindt dat DNB door het lezen daarvan een beter beeld krijgt van de kandidaat of van de functie. Denk aan: het opleidingsplan of inwerkprogramma, de uitkomst van een assessment of management development-beoordelingen.

Verklaring tekenbevoegde
U dient voor ondertekening van het Aanvraagformulier Aanvangstoetsing een Verklaring tekenbevoegde te uploaden. Hiermee wordt uw aanvraag ondertekend door tekenbevoegde(n) van de onderneming. Deze verklaring vindt u als u bent ingelogd in het Digitaal Loket Toezicht.

Verklaring Omtrent het Gedrag (criminal records extract)
Tijdens ons betrouwbaarheidsonderzoek in het toetsingsproces onderzoekt DNB onder meer aan de hand van justitiële documentatie of in het verleden sprake is geweest van strafbaar handelen door de te toetsen persoon.

Omdat niet alle strafbare feiten in het Nederlandse justitiële systeem zijn opgenomen heeft DNB van sommige personen die worden getoetst een zogenoemde criminal records extract nodig: een verklaring waarin een bevoegde autoriteit verklaart dat de te toetsen persoon geen strafbare feiten heeft gepleegd die relevant zijn voor de betreffende functie.

De volgende te toetsen personen moeten een criminal record extract aanleveren:

• Iemand met de Nederlandse nationaliteit die de afgelopen 8 jaar (een periode) buiten de EU woonachtig zijn geweest; en
• Iemand met een niet-Nederlandse nationaliteit die de afgelopen 8 jaar (een periode) buiten Nederland woonachtig zijn geweest.

Hieronder vindt u een infographic over wanneer een criminal records extract aangeleverd moet worden:

Indien de te toetsen persoon in de afgelopen 8 jaar in verschillende landen woonachtig was, moeten mogelijk dus meerdere criminal records extracts worden aangeleverd.

Een criminal records extract kan in het (toenmalige) land van verblijf bij de bevoegde autoriteit worden aangevraagd en moet voldoen aan de volgende voorwaarden:

1. Het criminal records extract mag niet ouder zijn dan drie maanden.
2. Als het criminal records extract niet is opgesteld in de Nederlandse of Engelse taal, dan dient dit te worden aangeleverd samen met een vertaling in een van deze twee talen, opgesteld door een beëdigd vertaler.

Self-assessment sleutelfunctiehouders (bij pensioenfondsen en premiepensioeninstellingen)
DNB vraagt pensioenfondsen en premiepensioeninstellingen de geschiktheid van bestuurders die kandidaat zijn voor de sleutelfunctiehouder risicobeheerfunctie en/of interne auditfunctie toe te lichten in het formulier ‘self assessment’. U kunt dit formulier downloaden via Formulieren en formats.

Meer informatie over de geschiktheidseisen van sleutelfunctiehouders vindt u via deze link.